Bien préparer son voyage incentive ou séminaire
(Et pourquoi vous devez en confier l’organisation à une agence spécialisée)
Dirigeants d’entreprise, vous savez que votre réussite repose principalement sur cinq critères essentiels, à savoir : l’implication, la valeur, la cohésion, les performances et les résultats. A cet effet, vous envisagez d’organiser un voyage incentive et/ou un séminaire ? Vous attendez de cet évènement la motivation « à être » et « à faire », ainsi que la stimulation de la performance de vos employés et/ou de vos partenaires. Plaire et surprendre sont les mots d’ordre, et une mauvaise préparation préalable induit souvent à des effets contraires. Si l’improvisation n’est guère recommandée, nous vous invitons à découvrir les étapes clés à suivre pour l’organisation d’évènements d’entreprises réussis.
Définir clairement vos objectifs
La première étape dans l’organisation d’un voyage incentive ou d’un séminaire d’entreprise sest la définition des objectifs à atteindre de manière claire et concise. Non seulement elle permet de conforter la raison d’être des évènements (remerciements, récompense, fidélisation, stimulation de la créativité, motivation, détente, etc.) mais aussi d’élaborer un programme sur-mesure à la fois riche et efficace.
Déterminer votre audience
Une fois les objectifs définis, passez à la détermination des principaux bénéficiaires ou participants. D’abord, vous êtes amenés à les identifier en répondant aux questions : « Qui sont-ils ? » (salariés, clients, conjoints, etc.) et « Quels sont leurs profils » (fonctions, sexes, âge, etc.).
Ensuite, vous devez arrêter le nombre de personnes qui doivent être présentes. Ces informations vous seront utiles dans le cadre de la spécification des types d’animations et activités à proposer, de la réservation des billets d’avion et des chambres d’hôtels ainsi que de la fixation des prestations restauration.
Choisir la période idéale
Force est de reconnaître que choisir une date qui convienne à tout le monde n’est pas toujours facile, notamment quand l’effectif du public cible est important. La règle d’or est d’éviter les empiètements avec d’autres évènements déjà programmés ainsi que les périodes durant lesquelles le taux d’absentéisme est élevé (congés, jours fériés et vacances) et les conditions météorologiques sont généralement mauvaises.
Par ailleurs, il est beaucoup plus judicieux d’envisager des dates alternatives dans la mesure où les disponibilités des hôtes ne coïncident pas forcément aux prévisions.
Fixer un budget
Un autre point, crucial s’il en est, est de déterminer le budget. Pour cela, vous devez vous basez sur les différents postes de dépenses tels les hébergements, la restauration, les transports et les transferts, les décorations et les animations. Pour avoir un ordre d’idée, vous pouvez demandez des devis à des professionnels.
Trouver une agence spécialisée
L’organisation d’un voyage incentive ou d’un séminaire n’est pas chose simple comme vous pouvez le constater. Cela demande à la fois du temps, des compétences précises et eprouvées, un savoir-faire reconnu et une véritable expertise.
Les attributions majeures d’une agence spécialisée dans l’organisation de séminaires d’entreprise comme Seminup consistent notamment à :
- vous conseiller à propos des destinations
- coordonner les différentes prestations
- mettre en place une logistique pointue en fonction de vos besoins et de votre budget
Ainsi, vous éviterez les mauvaises surprises et les imprévus qui virent souvent au cauchemar, et vous serez en mesure d’offrir aux bénéficiaires de votre séminaire ou séjour incentive des moments inoubliables.
Pour contacter nos chefs de projet afin d’organiser un événement à la hauteur de vos ambitions, un seul numéro : 01 49 52 60 07
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