L’organisation d’un séminaire professionnel ludique à vocation incentive réussi ne souffre pas l’approximation ou l’improvisation de dernière minute. Le but étant de renforcer la cohésion d’équipe et de récompenser les employés des efforts fournis, les anicroches organisationnelles doivent absolument être anticipées et circonscrites. La check-list précise ci-après concoctée pour vous par Seminup constitue le meilleur instrument d’organisation d’un séminaire réussi.
Cerner les objectifs
La première étape de notre check-list consiste à déterminer précisément les objectifs du séminaire.
Qui sont les employés concernés ? quelle est leur moyenne d’âge ? quelles sont leurs fonctions ? depuis combien de temps travaillent t-ils ensemble ? Autant de points à déterminer débouchant sur une activité cohérente.
Il convient également de déterminer d’emblée, avec sa direction, l’enveloppe budgétaire allouée à l’organisation du séminaire, et les objectifs de la direction concernant cet évènement.
Déterminer la meilleure période
La seconde étape consiste à sonder à la fois la direction de l’entreprise, et les différents participants potentiels, quant à la meilleure période pour organiser l’évènement.
L’activité de l’entreprise, les congés déjà enregistrés des participants, et les possibilités de périodes offertes par les prestataires doivent être mis en adéquation au maximum. Il faut s’y prendre suffisamment tôt pour se laisser le temps d’organiser parfaitement l’évènement.
Choisir le lieu de déroulement du séminaire
La troisième étape de l’organisation consiste à déterminer le meilleur lieu pour organiser le séminaire, en fonction des désidératas des employés quant à l’activité plébiscitée, de l’intérêt et de la richesse culturelle du spot, des infrastructures disponibles aux dates envisagées.
Le web et les recommandations de collègues ayant déjà organisé ou participé à des séminaires s’avèrent précieux à cette étape de l’organisation.
Constituer l’ossature du séminaire
Cette quatrième étape consiste à imaginer puis à concrétiser le déroulement du séminaire, en anticipant les étapes, le matériel utile, les différentes interventions logistiques des prestataires externes et la participation précise de chacun.
C’est une étape gérée par votre agence organisatrice de séminaires d’entreprise, si vous décidez de déléguer plutôt que de tout organiser en interne.
Obtenir des devis précis
Une fois le programme établi, l’étape suivante consiste à obtenir des devis précis des différents prestataires, aussi bien ceux œuvrant sur le lieu du séminaire, que les prestataires externes de restauration ou liés à l’activité principale de l’évènement.
C’est une étape gérée elle aussi par l’agence organisatrice de séminaires telle que Seminup, si vous choisissez de sous-traiter votre événement.
Prévenir les participants
La sixième et dernière étape consiste à prévenir les participants de la date et de l’organisation de l’évènement, en expliquant à chacun sa part de participation active.
Voilà, vous êtes fin prêt pour l’organisation de votre prochain séjour incentive !
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